介護現場の無駄な会議をなくす方法

介護の現場においては、さまざまな会議があります。
身近なところだと、申し送り・フロア会・リーダー会議など、とてもたくさんあります。

しかし、ご相談でもよく聞くのが、必要と思えない会議の存在です。

今回はどうしてそんな会議が生まれるのか、またそれを意味のある会議にする方法を紹介していきます。

皆が感じている無駄な会議の存在

介護現場には、多くの会議があります。
ケース会議、感染症対策会議、サービス担当者会議、フロア会議、リーダー会議……。ほんとに多種多様です。

よくあるご相談としては、このようなものがあります。

• 休日に会議があり参加したが、結局給料も出ないし結論も出なかった
• 会議のために残業したが、ただ話を聞かされて終わった
• 毎月集められて会議を行うが、雑談で終わっている。良いの？

これは、本当に無駄な会議です。
もちろん、運営上必要な会議なものだったり、会議をすることで問題が解決することもあります。

しかし、そういった意味のある会議よりも、無駄な介護の方が多いようです。

無駄な会議が生まれてる理由

では、なぜそのような会議が生まれてしまうのでしょうか？
ケアきょうでは、大きく3つの理由を考えました！

加算を貰うためだけの会議になっている

特定事業所加算という加算があります。
こちらの取得条件の中には、定例会議を行っていること、というものがあります。
開催する予定・議事録・全員が参加した証拠などを提出する必要があるのです。

そのため、とにかく会議を行おうとなっていることがあります。
しかし、加算の本来の狙いは会議を通じて、より良い介護を行うように誘導させるものです。

本来の狙いとは異なり、とにかく開こうとして、「作られた目的のための会議」となってしまっていることがあります。
これでは本末転倒です。

目的がない会議になっている

介護事業所においては、慣習やルールが重視されることがよくあります。
そのため、意味は分からない会議を、慣習として続けているというパターンがあります。

これは、もはや「目的のない会議」です。
事業所独自の会議に関しては、一度見直してみても良いかもしれませんね。

会議の進め方やルールが適当・あいまい

意味のある会議には、一定のルールがあります。
しかし、そのルールを知らなかったりするとこんなことが起こります。
皆さんも経験していないか、見てみてください。

1. 何も準備していないので、議論が起こらない
2. 特定の人しかしゃべらない
3. 一方的な情報共有になっている
4. 意見は色々出たが、結論が出ない
5. 結論が毎回同じで、改善されていない
6. 無駄話に花が咲き、何の話か分からなくなった

これでは、意味のある会議だったとは言えません。
こういったもののために、わざわざ時間を割くのは嫌ですよね。

そもそも意味のある会議とは？

逆に、意味のある会議とはどのような会議なのでしょうか？

それは、このようなものです。

1. 事前に議題が決まっていて
2. いろいろな立場から意見を出しあい
3. 一定の結論を出し
4. 次回までの行動を決め、実行できるようにするもの

事前に議題が決まっている

事前に、議題・目的が決まっていないと、時間つぶしを行う、ただの井戸端会議になってしまいます。
たくさんの人を集めて、時間を過ごすだけでも「参加人数 × 時給 × かかった時間」分のコストが発生しているのに、これはもったいないです。

いろいろな立場から意見を出しあう

一人では解決できない問題を解決するための時間が、会議です。
一人が演説をするような会議は会議ではなく、授業です。
これでは、意味がありません。

色々な意見を聞き、考えを更新していくのが会議です。
上下関係なく、いろいろな意見を出すことは、会議を行う上でとても大切です。

一定の結論を出す

結論を出さずに、意見を出すだけでしたら、議論といえるのでしょうか？
会議をするなら、物事の取り組み方の方針を決める必要があります。

さまざまな意見が出て、どれが正しいかわからなくても、ひとまずこの方針でやってみようという結論が出なければ、先に進めません。
もし、その方針でやってみて上手く行かないなら他の方針に転換する、という風にトライ&エラーをしていくようにしましょう。

次回までの行動を決め実行する

話し合いで結論が出ても、それを行動に起こさなければ何も変わりません。
業務負荷が高いことの理由は人手不足、という結論になったとして、それを解決するための行動を考えなければ意味がないですよね。

例えば、求人の出し方を変える、そもそも利用者定員を見直すなどの方法があると思います。
行動を決めて、実行して、初めて会議に意味が出てくるので、行動までしっかりと考えていきましょう！

意味のある会議にするための方法

上記で述べた、意味のある会議をするための方法をまとめていきます。

①まずは目的を決めて、会議を開く

しっかりとした目的がないのに、会議を開く意味はありません。
加算のための会議でも、日頃から問題点を見つけておけば、それを解決するための会議にすることが出来るはずです。
全く問題のない介護施設はないはずです。

②議題と資料は事前に共有する

議題と、もしあるなら資料は事前に共有しておくようにしましょう。
何も考えてこないで議論を始めるよりも、意味のあるものになります。
資料も、出来るだけ事前に共有しておくことで、より議論が深まる可能性があります。

③会議時間を設定しておく

時間も設定しておくことで、意見を出すのはここまで、結論を出すのはこの時間、と時間を意識して結論を導くことが出来るはずです。
あまりに時間が長くなっても、他の業務に支障が出るので、しっかりと濃い時間にしていきましょう。

④会議のマナーを決めておく

マナーもあります。
例えば、あまりに長く話さない、人の話を遮ってしゃべらない、少なくとも一つは意見を出す、などです。

時間は有限で、出来る限り多くの意見を気持ちよく話すためには、ある種のマナーが必要です。
結論は出たけど、納得しない人が多いという状況は、避けたいところです。

⑤次への行動も一緒に話し合う

最後に、結論をだした後、次回への行動も話すようにしましょう。
誰が・いつまでに・何をしてくるのかを決めておく必要があります。
ただ喋っただけで終わらないために、ここまで決めるようにしましょう！

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今回は、無駄な会議を減らす方法を紹介しました。
会議は確かに必要ですが、無駄な会議は介助業務に負担をかけてしまいます。
少しでも、意味のある会議にするためにも、ルールを見直してみてはいかがでしょうか？