2021.02.16
介護の現場においては、さまざまな会議があります。
身近なところだと、申し送り・フロア会・リーダー会議など、とてもたくさんあります。
しかし、ご相談でもよく聞くのが、必要と思えない会議の存在です。
今回はどうしてそんな会議が生まれるのか、またそれを意味のある会議にする方法を紹介していきます。
個別のご相談がありましたら、ケアきょうのLINEまでお気軽にお問い合わせください。
介護現場には、多くの会議があります。
ケース会議、感染症対策会議、サービス担当者会議、フロア会議、リーダー会議……。ほんとに多種多様です。
よくあるご相談としては、このようなものがあります。
これは、本当に無駄な会議です。
もちろん、運営上必要な会議なものだったり、会議をすることで問題が解決することもあります。
しかし、そういった意味のある会議よりも、無駄な介護の方が多いようです。
では、なぜそのような会議が生まれてしまうのでしょうか?
ケアきょうでは、大きく3つの理由を考えました!
特定事業所加算という加算があります。
こちらの取得条件の中には、定例会議を行っていること、というものがあります。
開催する予定・議事録・全員が参加した証拠などを提出する必要があるのです。
そのため、とにかく会議を行おうとなっていることがあります。
しかし、加算の本来の狙いは会議を通じて、より良い介護を行うように誘導させるものです。
本来の狙いとは異なり、とにかく開こうとして、「作られた目的のための会議」となってしまっていることがあります。
これでは本末転倒です。
介護事業所においては、慣習やルールが重視されることがよくあります。
そのため、意味は分からない会議を、慣習として続けているというパターンがあります。
これは、もはや「目的のない会議」です。
事業所独自の会議に関しては、一度見直してみても良いかもしれませんね。
意味のある会議には、一定のルールがあります。
しかし、そのルールを知らなかったりするとこんなことが起こります。
皆さんも経験していないか、見てみてください。
これでは、意味のある会議だったとは言えません。
こういったもののために、わざわざ時間を割くのは嫌ですよね。
逆に、意味のある会議とはどのような会議なのでしょうか?
それは、このようなものです。
事前に、議題・目的が決まっていないと、時間つぶしを行う、ただの井戸端会議になってしまいます。
たくさんの人を集めて、時間を過ごすだけでも「参加人数 × 時給 × かかった時間」分のコストが発生しているのに、これはもったいないです。
一人では解決できない問題を解決するための時間が、会議です。
一人が演説をするような会議は会議ではなく、授業です。
これでは、意味がありません。
色々な意見を聞き、考えを更新していくのが会議です。
上下関係なく、いろいろな意見を出すことは、会議を行う上でとても大切です。
結論を出さずに、意見を出すだけでしたら、議論といえるのでしょうか?
会議をするなら、物事の取り組み方の方針を決める必要があります。
さまざまな意見が出て、どれが正しいかわからなくても、ひとまずこの方針でやってみようという結論が出なければ、先に進めません。
もし、その方針でやってみて上手く行かないなら他の方針に転換する、という風にトライ&エラーをしていくようにしましょう。
話し合いで結論が出ても、それを行動に起こさなければ何も変わりません。
業務負荷が高いことの理由は人手不足、という結論になったとして、それを解決するための行動を考えなければ意味がないですよね。
例えば、求人の出し方を変える、そもそも利用者定員を見直すなどの方法があると思います。
行動を決めて、実行して、初めて会議に意味が出てくるので、行動までしっかりと考えていきましょう!
上記で述べた、意味のある会議をするための方法をまとめていきます。
しっかりとした目的がないのに、会議を開く意味はありません。
加算のための会議でも、日頃から問題点を見つけておけば、それを解決するための会議にすることが出来るはずです。
全く問題のない介護施設はないはずです。
議題と、もしあるなら資料は事前に共有しておくようにしましょう。
何も考えてこないで議論を始めるよりも、意味のあるものになります。
資料も、出来るだけ事前に共有しておくことで、より議論が深まる可能性があります。
時間も設定しておくことで、意見を出すのはここまで、結論を出すのはこの時間、と時間を意識して結論を導くことが出来るはずです。
あまりに時間が長くなっても、他の業務に支障が出るので、しっかりと濃い時間にしていきましょう。
マナーもあります。
例えば、あまりに長く話さない、人の話を遮ってしゃべらない、少なくとも一つは意見を出す、などです。
時間は有限で、出来る限り多くの意見を気持ちよく話すためには、ある種のマナーが必要です。
結論は出たけど、納得しない人が多いという状況は、避けたいところです。
最後に、結論をだした後、次回への行動も話すようにしましょう。
誰が・いつまでに・何をしてくるのかを決めておく必要があります。
ただ喋っただけで終わらないために、ここまで決めるようにしましょう!
今回は、無駄な会議を減らす方法を紹介しました。
会議は確かに必要ですが、無駄な会議は介助業務に負担をかけてしまいます。
少しでも、意味のある会議にするためにも、ルールを見直してみてはいかがでしょうか?
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